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JeffのEnglish Tips

 

ビジネスeメールの書き方

最近では、正式なビジネスレターより電子メールのほうが広く用いられるようになっています。電子メールは速くて便利ですが書く際は注意が必要です。ダラダラとまとまりのないメールだと会社や書いた本人についてよくない印象を与えてしまいます。 ビジネスeメールを書く際に覚えておくべき一番大事なことは、ビジネスレターのように形式ばらないで短く簡潔にすることです(ちなみに英語のスペルはもともと「e-mail」でしたが、最近は「email」が一般的になっています)。

件名

件名は簡潔で要領を得たものにします。初めてメールを書く相手の場合は特に注意が必要です。ビジネスをしている人はかなりの数のメールを受け取ります。その多くがスパムメールです。ですから「見積依頼(Request for quotation)」のように件名は必ずメールの目的を表すものにします。

頭語

初めての相手にメールを書く場合でも、手紙のように「Dear Mr. Smith」などとする必要はありません。これでは堅苦しすぎます。相手の名前が分かっている場合は「To Mr John Smith」とするか、単に「Hello」だけで十分です。よく知っている相手の場合は「Hi John」とします。

本文

相手を知っている場合は話しかけるように書きます。スラングや馴れ馴れしい表現は避けますが、あまり形式ばってもよくありません。「aren't」や「I'll」といった短縮形は使ってもかまいません。ただし、携帯メールでよく使う「how R U?」(how are you?のこと)といった表現は避けます。簡潔で直接的な文にして段落を細かく区切ります。こうするとメールが読みやすくなります。電子メールは必ず簡潔かつ要領を得たものにしてください。そうすると最後まで読んでもらえる可能性がぐっと高まります。

添付ファイル

先方からの要望がない限りファイルは添付しません。ウイルスの多くは添付ファイルから広がります。社員が添付ファイルを開くのを禁止している会社もあります。

返信

返事を書く場合は受信したメールの内容から回答しない部分を消去します。返事に関係ある部分だけを残すようにします。こうすると読みやすくなり文章が短くなります。

署名

最後の署名には名前と部署名、相手が連絡を取れる電話番号・ファクス番号を含めます。ボタンを押せば返信メールは簡単に作成できるのでメールのアドレスは必要ありません。

最後に内容をチェックする

ビジネスレターよりくだけているとはいえ、電子メールもよい印象を与えるものでなければなりません。スペルチェック機能を使用して書き終えたものを丁寧にチェックします。最低でも2回は見直し、スペルミスや文法上おかしなところがないかをチェックします。また伝えたい内容が明確になっていることを確認します。