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JMOのイングリッシュライティング教室:英語を書く際のヒント

第3回:ビジネスレター

ビジネスで大切なこと:レター
ビジネスレターには次の3つが不可欠です。
1. 簡潔かつ明快であること
2. 具体的かつ正確であること
3. 冒頭、用件、結びがあること

簡潔かつ明快であること

ビジネスレターの文体は、電子メールのような口語的のものと法的な契約文書のような形式的なものとの中間に位置します。くだけ過ぎた場合や会話調にした場合、相手に誠意がないとか専門外だと思われるおそれがあります。形式的過ぎると、生意気や冷淡、思いやりがないと思われるかもしれません。

またビジネスレターでは一人称、つまり「I(私)」や「We(我々)」を使います。たいていの場合、書いている本人を「I」、読む人のことを「You(あなた)」とします。社名入りの便箋で「We」を使うときには注意が必要です。「We」と書くと、会社がレターの内容を担保することになります。鉄則は次の通りです。内容が自分の意見・考えの場合は「I」を、会社の方針の場合は「We」を使います。

具体的かつ正確であること

ビジネスレターを書く前には「5W+1H」について確認します。
Who: 手紙を書く相手は? 読む相手がはっきりと理解できるように書く。
What:手紙を書く目的は?
Where:手紙はどこから(自分の名前と住所)? どこへ(相手の名前と住所)?
When:手紙の用件をいつまでに済ませたいか? 相手の締め切りはいつか?
Why:この手紙を書く理由は? 経緯や前後の事情は?
How:この用件をどうしたいか? あるいは相手にどうしてほしいか?

冒頭、用件、結び

ビジネスレターは「冒頭」、「前後関係」、「用件」、「結び」で構成されます。これらによって「5W+1H」を説明します。ただし、必ずしもこの順序とは限りません。
「冒頭」では「Who」と「Where」について説明します。差出人の住所、日付、受取人の名前と住所、あいさつで構成されます。
「前後関係」では「Why」について説明します。この手紙を出す理由です。
「用件」では「What」、「How」、「When」について記載します。相手に何を(What)してもらいたいのか(相手が自分の役に立てること)、あるいは相手に何を提供したいのか(自分が相手の役に立てること)を述べます。次に双方にとってどのように(How)メリットがあるのかを述べます。さらにいつ(When)(締め切り、期限、その他の時間的制約)する必要があるかについて述べます。
「結び」は締めくくりの文(確認事項、追加支援の申し出、手紙の目的が適うようにとの願い)と結びの文句、その後に続く本人の署名、氏名、役職で構成されます。

具体例については例1~3をご覧ください。

最後に、多くの場合、自分の書いたビジネスレターが第一印象となることを忘れないでください。ビジネスライティングは以前ほど堅苦しいものではなくなっています。しかし、それでもなおビジネス的かつ文法的に正しい必要があり、スペルミスがあってはなりません。

次にビジネスレターの例をいくつか示します。

例1

Yamada Translation Bureau, Inc.
Akusan Bldg. 9F
1-5-8 Iidabashi, Chiyoda-ku
Tokyo 102-0072, Japan
 
March 31, 2007
Dr. Pat A Daily
Daily Press
75-2 Renton Ave.
Seattle 98277, WA, USA
Dear Dr. Daily:
As of Monday, July 1, 2007, our affiliate Kabuki Sales Corporation of America's Eastern Regional Office will be relocated to a new office and warehouse at 401 Grandiosa Boulevard, Tampa, Florida, 33715, US. The new telephone number is (813) 01-555-5428.
Its Manufacturing Division will remain at 2550 Santa Fe Avenue in St. Petersburg.
I am enclosing our most recent brochure on robotic equipment for your review. I hope you find it interesting.
Sincerely yours,
June Maxwell-Ohizumi
Head Editor

例2

Yamada Translation Bureau, Inc.
Akusan Bldg. 9F
1-5-8 Iidabashi, Chiyoda-ku
Tokyo 102-0072, Japan
 
March 31, 2007
Dr. Pat A Daily
Daily Press
75-2 Renton Ave.
Seattle 98277, WA, USA
Dear Dr. Daily:
We are throwing a going-away party for Jimi Delano, which we plan to be a surprise.
She is being transferred to a post that will let her make many business trips, so I thought it would be nice to buy her a nice set of luggage. I am asking that everyone contribute US$20 to pay for it. Please let me know if this is okay with you.
The party is planned for Ms. Delano's last day at our office, which is Friday, April 31, right after work.
I hope you can join us!
Sincerely yours,
June Maxwell-Ohizumi
Head Editor

例3

Yamada Translation Bureau, Inc.
Akusan Bldg. 9F
1-5-8 Iidabashi, Chiyoda-ku
Tokyo 102-0072, Japan
 
March 31, 2007
Mr. Ryukichi Yamada
Daily Press
75-2 Ripley Park No. 777
Topeka 8277, KS, USA
Re: Order No. 873333-42 for 34 Green-Eyed Pottery Pigs
Dear Mr. Yamada:
We are acknowledging receipt of the above order and wish to inform you of an error in shipment.
The merchandise we ordered was for 34 green-eyed pottery pigs, but we received 43 blue-eyed alabaster angels. We require pigs, not angels, and our client must receive them by April 23.
Please send us instructions on how to return the angels, and we will send them to you as soon as possible.
We hope to receive the pigs at least 5 business days before our client requires them. Your immediate attention to this matter would be deeply appreciated.
Sincerely yours,
June Maxwell-Ohizumi
Head Editor